Что такое бизнес-процессы и зачем их описывать

Деятельность любой компании состоит из множества задач, которые выполняют ее сотрудники. Например, формирование отчетности, закупка продукции, обработка входящих заявок. Общая цель этих задач всегда одна - создание некоторого конечного продукта. В этом и заключается суть бизнес-процесса.

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.  

Часто можно встретить определение, в котором конечным результатом бизнес-процесса является не продукт, а прибыль. Но это не совсем верно, так как понятие бизнес-процесса применимо не только к коммерческим организациям. В любой сфере деятельности человека есть бизнес-процессы.

Свойства бизнес-процессов

Каждый бизнес-процесс имеет владельца, вход, выход и границы.

Владелец бизнес-процесса - тот, кто имеет полномочия и ресурсы для реализации и ответственен за выполнение и качество процесса.

Вход - ресурсы, которые необходимы для реализации процесса. Ресурсы могут быть материальными, информационными, кадровыми, временными.

Выход - то, что получаем в результате выполнения бизнес-процесса, например, продукт, услуга, документ. Выход бизнес-процесса всегда один, т.е. результатом выполнения всегда должен получаться один и тот же продукт.

Границы - события, которые запускают и завершают процесс.

Разберем свойства бизнес-процессов на примере разработки сайта.

Бизнес-процесс: Разработка сайта
Владелец: Менеджер проекта
Вход: Техническое задание на разработку сайта, команда разработчиков, аппаратно-программное обеспечение
Выход: Готовый сайт
Границы: Начало бизнес-процесса - постановка технического задания в работу. Конец - подписание акта выполненных работ.

Описание бизнес-процессов

Бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того формализованы они или нет. Формализация, т.е. описание бизнес-процесса превращает процесс в четкую инструкцию, следуя которой можно достичь желаемого результата.

Описание процессов позволяет извлечь из рабочего процесса уникальные знания и опыт сотрудников компании и превратить их в интеллектуальный актив фирмы.

В чем ценность такого актива для компании

  • Устанавливается единое понимание требований, содержания и результата работы. Каждый сотрудник четко знает, что и когда должен делать и какой результат должен получится  
  • При увольнении сотрудников компания не теряет ценные знания, все знания в виде описанных процессов передаются новым сотрудникам. Это облегчает и ускоряет обучение нового персонала и делает компанию менее зависимой от человеческого фактора. 
  • В описанных бизнес-процессах легче находить узкие места и места, где процесс можно оптимизировать.
  • Упрощает масштабирование компании - при открытии нового филиала используются уже отработанные бизнес-процессы.

 Нужно ли заниматься изучением и описанием бизнес-процессов? Заниматься описанием ради описания однозначно не стоит. Само по себе описание ничего не дает и становится пустой тратой денег. Процессный подход к ведению бизнеса это не просто описание, но и эффективное применение выявленных бизнес-процессов на практике, что является непростой задачей, особенно на этапе внедрения. Если же внедрение бизнес-процессов происходит осознанно и преследует конкретную цель, то бизнес-процессы становятся мощным инструментом, который позволяет минимизировать временные и финансовые затраты и сделать деятельность компании максимально эффективной.



Nika
22.03.2019