Автоматизация бизнеса на базе amoCRM. Этап второй - Настройка

После того, как выполнен анализ и составлено техническое задание на внедрение начинается этап настройки CRM. Цель - при минимальном количестве действий со стороны менеджера совершить максимальное количество продаж. 

Сотрудники

Согласно разработанного ТЗ настраиваем права для сотрудников. После весеннего апдейта системы у нас появилась возможность создавать роли пользователей - теперь можно создавать нужные наборы прав доступа и назначать их сотрудникам, вместо того, чтобы назначать нужные права доступа по отдельности. Это могут быть, например, роли “Младший менеджер”, “Старший менеджер”, или “Сотрудник Техотдела”.


Добавив пользователей, подключаем для них почту и телефонию. Менеджер может иметь доступ к корпоративной почте, а может использовать свой личный ящик для рассылки корреспонденции.

Под телефонией, обычно, подразумевают виртуальную АТС, где у каждого сотрудника есть свой внутренний номер. Настройка ВАТС включает себя создание логики “перехода” входящего звонка по цепочке менеджеров, а если все заняты или не доступны, то звонок адресуется руководителю отдела продаж или собственнику бизнеса. Как правило, провайдеры ip-телефонии предоставляют возможность добавить номера мобильных операторов в виртуальную АТС, чтобы менеджер всегда был на связи, а не только возле компьютера.

После добавления сотрудников переходим к одной из главных задач построения воронки продаж, а именно - определение ответственных за этапы воронки, либо за всю воронку целиком. Это важно, так как позволяет выявлять причины задержки продвижения сделки и принимать оперативные решения, чтобы исправить ситуацию, например, приостановить назначение ответственным менеджера на новые заявки, если у него есть просроченные задачи или сделки, которые повисли на важных этапах. Также разделение ответственности позволяет видеть корректную статистику по каждому сотруднику, а не общий результат отдела продаж.

Определив участников процесса продажи, описываем их обязанности и создаем задачи для каждого. Задача должна быть описана как можно конкретней, не в общем виде - “позвонить клиенту”, а как список шагов - алгоритм, который нужно пройти, например так: 

“1 Позвонить и задать ему вопросы для карточки. Заполнить карточку сделки. Пригласить клиента на Skype демонстрацию или в офис. Перевести сделку на стадию "Приглашен на Skype/Офис". Поставить задачу на дату скайпа за 1 час, чтобы позвонить клиенту напомнить о встрече. Внести в свой график встречу с клиентом. 
1.0. Если клиент не может в скайп или не готов прийти в офис, то перевести сделку на стадию "Квалификация"
1.1. Если клиента интересует доработка по ТЗ, то выявить, что конкретно он хочет. “

И так далее.

Клиенты

В amoCRM данные клиента хранятся в трех сущностях - Сделка, Контакт и Компания, которые связаны между собой. Каждая сущность - это набор полей, список которых мы определили на этапе анализа бизнес-процессов, осталось их корректно создать и настроить обязательность заполнения на нужных этапах сделки.

Если до этого база клиентов велась в табличной форме, например в Excel или Google Sheets, то после создания структуры, делаем импорт, контролируя появление дублей. 

Входящие заявки

Для того, чтобы в CRM начали поступать заявки, нужно подключить каналы обращения клиентов. Сразу решается две проблемы: не нужно держать открытыми приложения на рабочем столе и следить Это может быть и директ сообщение Instagram, и чаты соцсетей, телефонный звонок, формы на сайте или обычное письмо на корпоративный ящик компании. Результат работы - все заявки автоматически попадают в amoCRM.


Продажа

На основе ТЗ, собранного на первом этапе, создаем воронки продаж с необходимыми этапами. Цикл продажи в CRM - это движение заявки по этапам воронки до заветного “Успешно завершено”. Важный принцип построения воронки продаж - на каждом этапе у сделки должна быть задача или совершенно какое-то действие: менеджером (например, выслать КП), покупателем (например, оплата счета) или же самой системой (выслать письмо или поставить новую задачу). 

Воронок может быть несколько и их все нужно настроить - создать этапы и настроить автоматические задачи на них.

Виджеты и сервисы

Остается добавить полезные виджеты и интеграции, например, облачное хранилище от Dropbox или виджет для работы со службой доставки. В маркетплейсе доступны как платные так и бесплатные решения. Так как у amoCRM есть открытое API, то можно создать собственный виджет под свои задачи.

Результат

Базовая настройка аккаунта в amoCRM должна обеспечивать продвижение сделки по воронке к “Успешно реализовано” без заминок с минимальными усилиями со стороны менеджера и максимальной отдачей. В результате настройки в CRM созданы все пользователи, настроен доступ каждого из них, amoCRM теперь хранит базу ваших клиентов и заявок, а новые поступают в автоматическом режиме. Настроенная воронка продаж помогает менеджеру продвигать сделку к закрытию, оптимально используя его рабочее время.

Nika
29.03.2019